Guide de l'éco-responsabilité

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Lancement de la démarche

La méthode

Lancement de la démarche

Choisir un chef de projet

Réunion en visio-conférence à l’ADEME - La visio-conférence permet d’éviter de longs déplacements et se déroule, avec du  matériel adapté, dans de bonnes conditions.

La visio-conférence permet d’éviter de longs déplacements et se déroule, avec du matériel adapté, dans de bonnes conditions.

La mise en place d’un projet éco-responsable, à l’échelle d’un site, passe nécessairement par la gestion d’un projet (plus ou moins ambitieux) et donc par la nomination d’un chef de projet qui pilotera le projet.

La hiérarchie a un rôle essentiel à jouer : officialiser le projet et impulser une dynamique. Elle doit notamment penser aux étapes suivantes :

  • Nommer un chef de projet et inscrire ses objectifs et moyens dans une lettre de mission (voir plus bas). Sa nomination sera annoncée à l’ensemble du personnel exprimant ainsi la volonté des responsables de service à déléguer tout en restant impliqués. Le profil du chef de projet : bon contact, goût pour l’animation, rigoureux et volontaire, apte à impliquer les membres du personnel (charisme, reconnaissance technique…).
  • Former une équipe-projet autour du chef de projet pouvant être secondée par des groupes de travail thématiques. Créer un comité de suivi ou de pilotage associant les responsables de service.
  • Identifier les moyens humains nécessaires à la réalisation de chacune des phases du projet afin de pouvoir les mobiliser officiellement en temps utile.

Le recours à un soutien extérieur est envisageable mais ne doit pas se substituer au personnel concerné car de sa mobilisation dépendent le succès et la pérennité de la démarche.

  • Prévoir des moyens d’animation annuels (plan de communication, budget, temps…).

Le projet fera l’objet d’un lancement officiel de façon à ce que chacun se sente concerné. La communication sera entretenue à chaque étape pour renforcer les acquis, convaincre les plus réticents et conforter les motivés.

Le contenu de la lettre de mission du chef de projet (cf. exemple ci-après) :
  • L’objet : réaliser le diagnostic, définir un plan d’actions, mobiliser les collaborateurs, être le garant de la mise en œuvre et de la pérennisation du projet ;
  • La date de démarrage ;
  • Les modalités : en associant les responsables de service, le CHSCT, en créant des groupes de travail ;
  • Les moyens : temps et équipe mis à disposition, budget, ressources techniques ;
  • L’évaluation de la mission : responsable, fréquence ;
  • La signature du responsable de site (officialisation et légitimité).
Les bons réflexes
Lettre de mission du chef de projet - La lettre de mission du chef de projet donne le point de départ d’une démarche éco-responsable.

La lettre de mission du chef de projet donne le point de départ d’une démarche éco-responsable.

  • S’appuyer sur l’ensemble des compétences internes ;
  • Utiliser des outils tels que le contrôle de gestion ;
  • Échanger avec d’autres chefs de projet
Pour conduire votre démarche éco-responsable, le recours à un appui extérieur peut être envisagé mais n’est pas obligatoire.

Cet appui extérieur peut intervenir pour vous aider à réaliser le diagnostic initial, à définir vos actions prioritaires, à les mettre en place. Plusieurs types de recours sont possibles :

  1. Échanger avec des établissements ou services ayant déjà engagé des démarches similaires. Ils auront, sans doute, été confrontés aux mêmes difficultés que vous. Et au-delà des expériences, il est peut-être possible de partager des compétences et des savoir-faire.

  2. Faire appel à un stagiaire qui va démarrer le diagnostic en rassemblant les données nécessaires, proposer des actions.

  3. Faire appel à un consultant externe dont le métier est d’accompagner le changement. Une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage est une formule utilisable dans le cadre d’un projet éco-responsable. Le prestataire peut être un formateur externe ou un spécialiste… qui sera mobilisé sur un ou des problèmes spécifiques.

Pour être efficaces, les actions identifiées seront mises en œuvre par des groupes de travail associant les personnes concernées. Ces groupes de travail ont besoin d’être :

  • légitimés par une annonce qui définira leur composition (cinq à six personnes volontaires) et leurs objectifs ;
  • installés officiellement par une intervention de la hiérarchie et une dotation de moyens en temps ou en ressources pour travailler ;
  • coordonnés par le chef de projet.
Le rythme du projet doit être clairement communiqué par le chef de projet à tous ceux qui y contribuent : échéances, dates importantes…
  • Interrogez la préfecture, la DREAL, la direction régionale de l’ADEME, le ministère de tutelle, le Haut Fonctionnaire du Développement Durable de votre administration…
  • Les écoles pouvant offrir des stages : mastères environnement, écoles d’ingénieurs, mais aussi écoles de commerce, contrôle de gestion, gestion des ressources humaines…
  • Le coût d’un prestataire externe oscille entre 500 et 1 000 € HT par jour d’intervention. La DREAL ou l’ADEME peuvent proposer des modèles de cahiers des charges.

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